Tips para implementar un ERP

Primeros pasos para implementar un ERP

Definitivamente existen momentos en la vida de una empresa que definen su futuro, y sin lugar a dudas uno de ellos es cuando se decide implementar un ERP/sistema de gestión empresarial, y no es para menos, ya que el proceso involucra a todas las áreas de la empresa, la inversión es significativa y sobre todo el éxito o fracaso en dicho proyecto puedo significar el éxito o fracaso de la empresa completa.

Como en cualquier proceso de esta índole lo primero que pasa por la cabeza de los dueños de la empresa y los líderes de proyecto son dudas ¿deberíamos de hacer un desarrollo propio? ¿Cuánto presupuesto deberíamos destinar a esta inversión? ¿Cuál de todos los tipos de ERP deberíamos de elegir? ¿Y si mejor nos quedamos con nuestro sistema contable? y la lista podría seguir y seguir, es por eso que para no perderse en un mar de dudas e incertidumbre, es importante establecer objetivos claros y realistas desde un inicio, incluso desde antes de empezar a contactar a los distintos proveedores.

Después de haber implementado más de 500 empresas de distintas industrias y tamaños con ERP´S de +, hemos descubierto que los proyectos se dan de una manera más sencilla tanto para cliente como el implementador, si se consideran los siguientes puntos:

Tener los objetivos de negocio claros

Un primer paso que suena muy lógico, pero en ciertas ocasiones no se tiene claridad del proyecto desde un inicio y simplemente se busca implementar un ERP, sólo porque el crecimiento de la empresa lo indica. Previo al proyecto es importante que cada una de las áreas se reúnan y definan cuáles son los requerimientos que buscan en un sistema y qué objetivos de negocio buscan alcanzar con ellos, cualquier proveedor de servicios podrá ser más preciso con sus propuestas si la empresa tiene claro a dónde quiere llegar.

 

Asignar al personal clave

La calidad de un proyecto de ERP va directamente ligada a las personas que fungen como líderes de proyecto, tanto de lado del implementador como de lado del cliente. Así es que asignar a las personas adecuadas para que den seguimiento a la implementación desde un inicio es un factor clave. Lo ideal es que por lo menos una persona dentro de cada área sea un usuario clave.

 

Orden en los procesos

Uno de los errores más comunes en las implementaciones de ERP, es que las empresas no se preocupan por poner orden en sus procesos internos desde antes de implementar el sistema, la realidad es que un ERP no es mágico y si los procesos de la empresa no eran correctos desde un inicio, lo más probable es que el sistema no funcione de una manera adecuada tampoco. En algunas ocasiones es importante alinear los procesos a las mejores prácticas de cada industria, después de todo ¿para qué buscar consultoría en procesos y en sistemas si no se está dispuesto a  hacer ningún cambio?

Capacitar al usuario

De nada sirve que todo el proyecto sea exitoso si las personas que realmente usaran el sistema no están capacitadas, es por eso que tener un plan de documentación y de capacitación del personal adecuado es vital. Si el usuario final está feliz con el sistema, también lo estarán los dueños.

 

Expectativas Realistas

Este punto está directamente ligado a  los objetivos, un ERP da resultados paulatinos a veces imperceptibles a un inicio del proyecto. Tener orden y paciencia con los pasos que se deben de seguir también es un factor clave.

Evitar “Parchar” el sistema

Una práctica muy común pero no necesariamente buena, es desarrollar adecuaciones y “customizaciones” sobre el sistema, ya que en un futuro dificultarán las actualizaciones del mismo, y si además se buscan distintos proveedores para cada una de ellas, el soporte de la aplicación se volverá una pesadilla.

 

Podríamos seguir escribiendo cientos de consejos para una adecuada implementación de un ERP, ya que cada empresa es un mundo. Lo importante es tener claros nuestros objetivos de negocio desde un inicio y buscar acercarse a empresas de consultoría expertas, siempre recordando que lo barato y rápido usualmente sale más caro.

 

 

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