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SAP BUSINESS ONE

SAP B1 es el sistema de gestión empresarial líder en el mercado, enfocado a apoyar a las pequeñas y medianas empresas a simplificar sus procesos de negocios.

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MÓDULOS DE SAP BUSINESS ONE

Módulo de Ventas / CRM

– Seguimiento puntual de la cartera de clientes
– Administración central de los puntos de ventas
– Reportes de pronostico de ventas
– Facturación electrónica integrada
– Listas de precios y descuentos para distintos tipos de clientes
– Contabilidad electrónica incluída
–Control integral de garantías y consultas recurrentes de clientes

Módulo de Producción / MRP

– Generación automática de órdenes de fabricación
– Programación de requerimientos de materiales basados en la demanda
– Seguimiento puntual de cada orden de producción
– Control de costos en cada etapa de la manufactura
– Determinación de mermas y recursos adicionales usados en el proceso

Módulo de Inventarios

– Administración de múltiples almacenes
– Visualización de la posición de cada artículo por fila, nivel o rack
– Almacenes virtuales
– Manejo de múltiples unidades de medida
– Conexión directa con el punto de venta
– Gestión de artículos a nivel de grupos

Módulo de Finanzas

– Gestión de cada cuenta contable, ingreso y egreso
– Administración de proyectos
– Generación de documentos recurrentes como facturas, pedido
– Administración de múltiples centros de costos
– Clasificación de registros contables por nivel de interés, o región
– Contabilidad electrónica incluída

Cockpit / Centro de Mandos

– Acceso rápido a las funciones más usadas
– Autorizaciones y mensajes de acuerdo al perfil de usuario
– Dashboards y reportes 360°
– Parametrización general del sistema
– Documentos y solicitudes que requieren la atención del usuario

BENEFICIOS

Implementamos el software de SAP B1 de acuerdo al tamaño de su empresa y al giro de su industria.
Contamos con experiencia implementando proyectos en distintas industrias, lo que nos permite conocer las mejores prácticas por sector y hablar el lenguaje de nuestros clientes.
Algunos giros de negocio en los que hemos implementado son: alimentos, minero, logística, comercializadora, educativo, consultoría, textil, automotriz, farmacéutica, construcción, manufactura y retail.
El sistema se compone de diferentes módulos como: ventas/CRM, producción, inventarios, finanzas, compras, servicio, gestión, recursos humanos, etc. para que tenga el control total de su empresa.

¿CÓMO LO HACEMOS?

• Gestión empresarial diseñada para la PyME.
• Mejor control operativo y ahorros a largo plazo.
• Soporte técnico post-implementación, respaldado por el 98% de clientes que renueva su póliza de servicio, (Centro de Soporte Certificado (PCoE)).
• Implantación de proyectos con metodologías certificadas por SAP.
• Incremento de la productividad de los empleados y crecimiento ordenado.

COMPLEMENTOS SAP

• Personalización a la medida de su sistema SAP Business One, específicamente para su compañía y procesos de trabajo diarios (Boyum)
• Desarrollo de soluciones para empresas que manufacturan y control total de procesos: tiempo, materiales y rendimiento para el incremento de su productividad (BatchMaster)
• Sistematización de información en bases de datos e implementación de programas de computadora en la red (FIT)
• Desarrollar software para complementar SAP Business One, especializada en productos de movilidad y addons (Prizma)
• Software de servicio de campo en tiempo real, se usa en diversas industrias para mejorar sus negocios (Coresystems)
• Software para la gestión y optimización en el control y administración de inventarios (Valogix)

CASOS DE ÉXITO

"Xamai ha sido un socio de negocio muy cercano que está siempre buscando que nuestros procesos evolucionen, acompañándonos en el crecimiento de la organización”

Cristina Fernández

Directora General

ALIA: Firma mexicana con más de 25 años de experiencia como consultores y especialistas en áreas de Desarrollo Humano, dedicados a identificar, reclutar, evaluar y administrar colaboradores.

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“SAP Business One nos facilita la administración de cada una de nuestras sucursales, el trabajo y el manejo de información”

Daniel Guzmán

IT Manager

Stilísimo: Cadena de salones de belleza donde ofrecen servicios de corte de cabello, tratamientos, etc.

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"SAP Business One es un Sistema muy flexible ya que se adecua al proceso y necesidad de la empresa, permite realizar análisis de ventas por clientes, productos, tendencias y pronósticos”

Fernando Mata Camacho

Director

FG Electrical S.A de C.V.: Empresa com más de 20 años en el mercado, dedicados a la
comercialización y venta de aparatos y equipo eléctrico.

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“SAP Business One nos ayuda a tener la información al momento”

Tere Martínez

Front Office Manager

Alpez Printink & Design, S. de R.L. de C.V. es una empresa 100% mexicana, fundada, establecida y desarrollada en el año de 1967, que se dedica a la realización de productos impresos con efectos especiales.

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“El hecho de centralizar todo en un solo sistema, nos ha dado mucho poder para que la información viva en un solo lugar, se estandarice de una sola forma, y eso nos permita incluso hacer predicciones a futuro, en los próximos 5 años tenemos que darle un crecimiento a esta compañía 6 veces más de lo que hemos tenido en el pasado y hoy con SAP Business One, nos sentimos preparados para hacerlo”

Ricardo A. Darling Mata

Director de Mercadotecnia

Mexis: Empresa con 23 años en el mercado de TI,proveedora de servicios de gestión, seguridad y monitoreo de activos físicos de TI.

CONTACTO

Información de Ventas

Miguel Laurent no. 804, piso 7, Col. Letrán Valle, México D.F. C.P. 03650

Teléfono: (55) 1251-2708

Email: atencion.xamai@scanda.com.mx

Web: www.xamai.com.mx

Preguntas Frecuentes

Módulo de Gestión

Se definen en el Menú Gestión, Inicialización sistema, Numeración de documentos.
En este punto de menú en la ventana de definición de la serie hay un rubro relevante para cada tipo de datos maestros o documentos para crear una serie nueva o cambiar la serie existente.

Desde el menú Gestión -> Inicialización del sistema ->Períodos contables->"Pedido Nuevo", y aparecerá la ventana de creación de nuevos períodos, aquí se definen:

• El Código de Período. Indicar un código para el período. Normalmente se pone el año
• El Nombre de Período. Indicar un nombre para el período. Normalmente se pone el año
• Sub-períodos: Subdivisión del período que se desee (Anual, Trimestral, Meses o Días):

Ejercicio: Si se selecciona esta opción SAP Business One no permitirá la creación de períodos contables adicionales. o Trimestres: Se crearán cuatro períodos contables, uno por trimestre. o Meses: Se crearán 12 período contables.

IMPORTANTE: seleccionar la opción MESES para que se generen los periodos contables correctamente.

• Indicador de Período: Se selecciona del desplegable el indicador que corresponda.
Debemos vincular el mismo indicador de período tanto al período contable seleccionado como a la serie de numeración de documentos seleccionada.
Esto permitirá que para cada tipo de documento la numeración se pueda inicializar a 1 en cada período.

• Status del Período: A la hora de crear un período nuevo, éste aparece, por defecto, como “Desbloqueado”, permitiendo la contabilización sobre él.

Una vez creados los periodos, en este campo se puede modificar el status según las necesidades de la empresa. Los diferentes status que existen son:
– Desbloqueado: El período está disponible para realizar contabilizaciones por todos los usuarios del sistema.
– Desbloqueado excepto Ventas: Se pueden realizar contabilizaciones ya que el periodo está desbloqueado excepto las contabilizaciones del módulo de ventas que estarían bloqueadas.
– Cierre del período: El período está cerrado y sólo podrán contabilizar los usuarios que tengan autorización para realizar operaciones con este status.

– Bloqueado: No se permiten contabilizaciones por parte de ningún usuario. Para poder modificar estos periodos el usuario debe tener autorización para ello. El status del periodo se puede modificar tantas veces cómo sea necesario.

•Unos Rangos de Fechas:

· Fecha de Contabilización. Rango de fechas del período (por ejemplo 01/08/2017 – 31/08/2017)
· Fecha de Vencimiento. Rango de fechas para considerar los vencimientos. Aquí determinaremos, desde la fecha de inicio del período anterior hasta una fecha lejana en el tiempo (por ejemplo 01/08/2017 – 31/12/2018 )
· Fecha del Documento. Rango de fechas para la creación de documentos. Aquí también determinaremos, desde la fecha de inicio del período anterior hasta una fecha lejana en el tiempo (por ejemplo 01/08/2017 – 31/12/2018 )

Un cierre de ejercicio no puede ser reversado debido a que se puede generar inconsistencias en la información financiera es por ello que se recomienda hacer un ambiente de test de un respaldo reciente de la base de datos productiva y efectuar el cierre ahí una vez validado se aplica en productivo. Si en productivo se genera información errónea lo único que se puede hacer es restaurar el respaldo realizado.

Si el periodo contable tiene contabilizaciones No es posible eliminarlo, en este escenario se recomienda montar como productiva una base de datos previa a la creación del nuevo periodo.

Módulo de Finanzas

Se definen en el Menú Gestión, Inicialización sistema, Numeración de documentos.
En este punto de menú en la ventana de definición de la serie hay un rubro relevante para cada tipo de datos maestros o documentos para crear una serie nueva o cambiar la serie existente.

Los asteriscos (*) aparecen en algunas columnas Totales cuando el informe contiene cantidades o saldos denominados en diferentes monedas. Como tal, el informe no puede resumir (SUMAR) todas las cantidades.

Porque en el dato maestro de la cuenta contable debe estar palomeado el check box "Relevante para presupuesto". Esto se puede activar en el menú Finanzas -> Plan de cuentas, (seleccionar la cuenta contable), abrir su dato maestro con la flecha naranja, botón: "INFORMACIÓN DETALLADA".

Las conciliaciones de sistema se realizan a través de los documentos que se generan en un flujo operativo dentro de cualquier módulo de Business One. El punto de menú RECONCILIACIONES INTERNAS no tiene disponible la opción de cancelar cuando se trata de reconciliaciones automáticas. Por lo anterior para deshacer la conciliación automática se deben cancelar los todos los documentos del flujo operativo.

Si es posible dar de baja un Activo Fijo, existen dos formas de hacerlo en Business One:
1. Forma automática: aplica cuando el Activo Fijo se da de baja porque se va a vender. El procedimiento es generar una factura.
2. Forma manual: aplica si la baja del Activo Fijo es por daño, robo o destrucción. El procedimiento es (Menú Finanzas / Activos Fijos / Baja) ingresando el activo y su valor al momento de baja (permite colocar centros de costo).
IMPORTANTE:
• La configuración de cuentas para baja deberá estar definida para ese activo.
• El activo fijo se puede dar de baja sin importar que tenga depreciaciones parciales

NOTA: Si el Dato Maestro de Activo fijo no va a utilizarse en el sistema también se puede INACTIVAR. (Función que se puede habilitar en la pestaña de GENERAL del Activo Fijo.

Técnicamente es posible realizarse ya sea cambiando la fecha de inicio de valoración o bien cambiar el método de amortización. Pero operativamente no es correcto realizarlo porque puede incurrir información errónea en los reportes.

Módulo CRM

Si es posible eliminarla, pero el folio ya no es posible recuperarlo.

No, para crear una orden de venta se debe convertir el lead en cliente.

No, únicamente se manejan 3 estatus en las oportunidades de venta abierta, ganada y perdida.

Módulo Socios de Negocio

Desde la ventana de Dato maestro de socio de negocios, sub pestaña Finanzas y de ahí sub pestaña Impuesto, en el campo Indicador de impuesto, ahí se debe de seleccionar el impuesto del IVA que se le asignara a dicho proveedor.

Cuando dicho socio de negocio puede ser que requiere tener movimientos tanto en Moneda nacional (pesos) como en moneda de dólar (USD).

Porque no tiene definido el IVA por defecto para esos documentos.
Para asignarles este IVA, se hace desde la ventana Dato maestro de socio de negocios, sub pestaña Direcciones -> y desde la dirección de entrega en el campo Indicador de impuesto, asignar el impuesto correspondiente.

Módulo Ventas – Clientes

Esto sucede porque el usuario no cuenta actualmente con permisos para abrir esos documentos, el manager debe asignarle los permisos a la serie que le corresponda, desde el módulo de gestión.

Este tipo de reconciliaciones se generan de manera automática desde que se crea el pago y se liga a la factura, por ese motivo no es posible eliminarla. Si se quisiera cancelar se debe de eliminar todo el proceso de venta generado.

Se puede cancelar de las siguientes maneras:
a) Clic derecho -> Cancelar
b) Generando la nota de crédito correspondiente

La serie fiscal es aquella con la que se generan las facturas que se deben de timbrar o generar su PDF y XML de acuerdo a su proceso de facturación.
La serie Primaria o Manual son series del sistema que se quedan definidas como series no fiscales, estas se ocupan para generar facturas que no deben de timbrar, es decir, facturas que solo sean para reflejar los saldos en los socios de negocio o la cuenta por pagar.

Módulo Compras – Proveedores

Esto sucede porque el usuario no cuenta actualmente con permisos para abrir esos documentos, el manager debe asignarle los permisos a la serie que le corresponda, desde el módulo de gestión.

Se puede cancelar de las siguientes maneras:
a) Clic derecho -> Cancelar
b) Generando la nota de débito correspondiente

Cuando se compra mercancía con proveedores extranjeros y se requiere realizar el costeo de dicha mercancía. Este precio de entrega genera el costo real del artículo haciendo la imputación de los gastos aduanales.

Módulo Inventario

El precio de un determinado artículo en SAP, se visualiza desde la ventana Lista de Precio.
El artículo debe de estar asignado dentro de una lista de precios para poder visualizarse desde esta ventana, desde la ventana de dato maestro de artículo no se puede visualizar esta información.

Estas casillas deben de marcarse para que dicho artículo sea tomado como parte del inventario y aparezca en las operaciones de stock., además para que también se considere y aparezca al momento de crear órdenes de venta u órdenes de compra.

Esta operación de SAP ayuda a tener un control acerca del stock de la mercancía.
El documento arrastra el stock que se tiene registrado en el sistema al momento del conteo y permite capturar el stock real, en caso de no coincidir la información del sistema contra lo que se cuenta, el sistema marca en rojo la diferencia para poder hacer las revisiones pertinentes.

Es una clasificación interna dentro de SAP que permite gestionar y tener un mayor control referente a todos los artículos dados de alta dentro del sistema.

Módulo Recursos

Es una extensión del módulo Producción; juntos ayudan a la gestión de procesos de fabricación en SAP B1. Al utilizar la funcionalidad de recursos, es posible realizar las siguientes funciones comerciales clave:
– Administrar capacidad de producción
– Controlar costos de fabricación estándar completos
– Analizar desviaciones de fabricación reales
– Simplificar gestión de lista de materiales
– Usar órdenes de fabricación con más flexibilidad

Un recurso es una mercancía, una máquina, la mano de obra, etc., que se utiliza para producir bienes y servicios. A diferencia de los artículos, los recursos tienen capacidad disponible a lo largo de un período de tiempo que puede consumirse en un proceso de fabricación. Puede definir la capacidad diaria de los recursos para cada día por separado o para un período de tiempo y, a continuación, puede asignar la capacidad a las órdenes de fabricación.

En el Menú principal > Recursos > Datos maestros del recurso.
En el Dato maestro, se puede definir la capacitad diaria de los recursos para cada día por separado o para un período de tiempo. Se puede asignar también la capacidad a las órdenes de fabricación.

Módulo Producción

Una orden de fabricación no tiene como tal la opción clic derecho -> cancelar.
El proceso que se debe de ocupar para este escenario es crear una orden de fabricación de tipo -> Desmontar. Esta orden de fabricación revierte el proceso de la orden de fabricación original y libera la mercancía ocupada.

De manera sencilla se puede crear desde SAP un almacén que controle la merma. Posteriormente desde el recibo de producción al indicar la cantidad completada y la cantidad rechazada, para el caso de la cantidad rechazada se manda ese material al almacén de merma.
Después desde los informes de inventario se puede tener el control y ver en el momento que se requiera la mercancía que se ha enviado a ese almacén como merma.

Cuando el sistema encuentra diferencias entre la cantidad de componentes emitidos y el importe del producto terminado, al cerrar la orden, SAP crea un asiento de compensación. Se debe de verificar dentro de la orden de fabricación el asiento contable que le genero para saber dónde llevó la diferencia.
Una vez que tenga ese dato se puede crear una entrada de mercancía por el módulo de inventario cargando los productos terminados contra la cuenta de "compensación" creada en el asiento de cierre de la orden de fabricación.
Esto se sugiere siempre se haga en un ambiente test para validar las afectaciones contables, antes de plasmarlo en la base productiva.

Es una clasificación interna dentro de SAP que permite gestionar y tener un mayor control referente a todos los artículos dados de alta dentro del sistema.

Módulo MRP

La planificación de necesidades de material (MRP), es un conjunto de técnicas de planificación que utilizan datos de listas de materiales, datos de inventario y datos de suministro de pedidos de compras programados y órdenes de fabricación, así como datos de demanda de pedidos reales o previstos con el fin de calcular las necesidades de material para artículos fabricados o comprados.
El MRP es útil para mantener un nivel adecuado en el inventario de artículos comprados para vender.

Es un conjunto de recomendaciones para volver a solicitar o fabricar materiales, así como las alertas sobre los materiales que faltarán. Según los resultados de una ejecución de MRP, se puede acelerar la llegada de materiales y responder a los retrasos de fabricación con cambios de programación.

La ejecución de MRP, funciona hacia atrás y calcula las fechas en que los artículos deben estar disponibles en la fábrica, mediante la lista de materiales y la información que describe el tiempo que se tarda en comprar o fabricar los artículos especificados en la lista de materiales.

Se calcula a partir del nivel de artículos disponibles en cada almacén, además de los artículos que están en camino mediante pedidos de compras u órdenes de fabricación.

El estado actual de la demanda se configura mediante los pedidos de cliente abiertos, el nivel mínimo de inventario, las órdenes de fabricación abiertas y las previsiones. Pueden incluirse o excluirse categorías completas de la demanda.

Módulo Servicio

A partir de la versión 9.2 el módulo de servicios permite registrar servicios de Clientes y proveedores, lo cual mejora el alcance del módulo.

Esto puede hacerse mediante el Contrato de Servicio, en él podemos registrar toda la información necesaria para llevar el control como cliente, artículos, vigencia de la garantía, condiciones, etc.

Mediante la Tarjeta de equipo, que es una identificación de cada artículo. En ella podemos identificar los movimientos que ha tenido, así como los contratos y llamadas de servicio que ha tenido.

Módulo Recursos Humanos

No forzosamente, ya que Usuarios y Empleados son conceptos diferentes, aunque lo correcto sería que en RRHH estén registrados todos los colaboradores de la empresa.
El MRP es útil para mantener un nivel adecuado en el inventario de artículos comprados para vender.

No, el módulo de RRHH es un módulo informativo a modo de agenda para tener un registro de los empleados, la nómina se debe llevar mediante un Add-on o un sistema externo ya que SBO de forma nativa no la contempla.

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